iMaint

Zarządzanie relacjami z klientem (CRM)

Moduł CRM zapewnia działom sprzedaży i serwisu wszystkie informacje dotyczące potrzeb i wymagań klientów (obecnych i potencjalnych). Możemy uzyskać szybki dostęp do informacji o:

Osobach kontaktowych
Kampaniach i ofertach marketingowych
Powiązanych umowach serwisowych, gwarancyjnych
Otwartych zleceniach serwisowych
Planowanych pracach gwarancyjnych
Historii kontaktów oraz płatności
Oczywiście dostęp do tych informacji jest uzależniony od posiadanych przez każdego użytkownika praw. Na przykład, kierownicy działów mogą mieć dostęp do wszystkich klientów, natomiast osoby z działu sprzedażny tylko do danych związanych z płatnościami i danymi kontaktowymi.

Szanse biznesowe

Wbudowany moduł Szans Biznesowych na bieżąco śledzi operacje związane z cyklem sprzedażnym. Za każdym razem gdy firma stara się sprzedać produkty lub usługi klientowi, tworzona jest Szansa Biznesowa posiadająca unikalny kod i zawierająca następujące informacje:

Potrzeby i wymagania klienta
Data startu, trwania i zakończenia Szansy
Oferowana klientowi usługa/produkt wraz z proponowaną ceną
Reprezentant handlowy odpowiedzialny za kontakt
Działania jakie należy podjąć celem doprowadzenia do zawarcia umowy z klientem (np.: „wykonanie telefonu do klienta”, „umówienie spotkania”, „wysłanie materiałów”, itp.). W ten sposób firma i kierownictwo działu sprzedaży w dowolnym momencie ma aktualne informacje o tym, jakie działania zostały podjęte i jakie rezultaty przyniosły oraz jakie działania są zaplanowane na kolejne dni.
Dokumentacja i wszystkie powiązane załączniki
Specyfikacja zamówienia dla zakończonych sukcesem Szans Biznesowych
Oferty dla klientów tworzone są automatycznie przy pomocy szablonów, z wykorzystaniem powyższych informacji. Każda Szansa Biznesowa ma status powiązany z etapem na jakim się ona aktualnie znajduje. Np. Szansa Biznesowa może być otwarta, na etapie końcowych negocjacji, zakończona sukcesem lub zamknięta z zaakceptowaną ofertą. Informacja o statusie pozwala analizować szanse biznesowe zakończone sukcesem lub porażką w danym okresie czasu. W przypadku Szans zakończonych porażką mamy możliwość dodania komentarza o przyczynach odrzucenia oferty np. komentarz klienta lub główny argument podczas negocjacji.

Kampanie

iMaint/eng pomaga w tworzeniu i zarządzaniu kampaniami marketingowymi dla specyficznych kategorii klientów lub dla wszystkich klientów firmy. Na początku okreslamy zakres produktów lub usług serwisowych objętych działaniami marketingowymi.

W następnej kolejności ustala się działania, podając opis, datę, osobę upoważnioną do zarządzania kampanią itp. Podjęte działania mogą zawierać załączniki takie jak listy lub inne materiały, które chcielibyśmy wysłać naszym klientom.

Używając tych informacji iMaint/eng może utworzyć spersonalizowane listy dla każdego klienta w różnorodnych formatach i automatycznie wysłać je faksem lub e-mailem (oczywiście można je zawsze wydrukować i wysłać pocztą...).

Zarządzanie serwisem

Zarządzanie wyposażeniem klienta

Efektywne zarządzanie urządzeniami i wyposażeniem klientów firmy serwisowej

Klasyfikacja urządzeń ze względu na: typ, kategorie, grupy, centra kosztowe. Raporty i informacje o każdym typie klasyfikacji (np. jaki był całkowity koszt obsługi urządzenia o typie X u klienta Z w 2007 r.)

Szczegółowe informacje o każdym urządzeniu lub wyposażeniu (kod, opis, model, data zakupu i instalacji, czas wygaśnięcia gwarancji, przepracowane godziny, uszkodzenia, części zapasowe, rysunki techniczne)

Monitoring wszystkich zmian lokalizacji lub statusu urządzeń (instalacja, przeniesienie do centralnego magazynu, itp.)

Nielimitowana ilość poziomów hierarchii opisującej urządzenia (zakład, wydział, dział, linia produkcyjna, itp.). Zarządzanie przestrzenią (pokoje, powierzchnia,...) r.)

Łatwy i natychmiastowy dostęp do historii każdego urządzenia. Można łatwo sprawdzić przeglądy/naprawy jakie były przeprowadzone w przeszłości, jaki był ich rezultat oraz wszystkie zmiany lokalizacji lub operacyjny status urządzenia

Możliwość wyszukania urządzeń poprzez zastosowanie dowolnej kombinacji kryteriów charakteryzujących urządzenie, jego lokalizację lub status operacyjny (np. wyszukaj wszystkie pompy cyrkulacyjne w budynku A u klienta X, które były zainstalowane po 3.06.2005 r.)

Zarządzanie częściami zamiennymi, materiałami oraz dostawcami przypisanymi do urządzeń

Zarządzanie umowami serwisowymi

Okresowe przeglądy urządzeń

iMaint/Eng pozwala zdefiniować zadania związane z przeglądami dla każdego typu urządzeń lub indywidualnego wyposażenia. Każde zadanie jest związane ze specyficzną pracą wymagającą materiałów, pracy ludzkiej, badań/kontroli oraz pomiarów. Zadania mogą być zdefiniowane w oparciu o kalendarz ( np. co każde 3 miesiące) lub bazując na przebiegach (np. co każde 3000 km). Zadania mogą mieć wzajemnie powiązane podzadania. System wspiera tworzenie kompleksowych zasad harmonogramowania.
Bazując na Okresowych Zadaniach, iMaint/eng w szybki i prosty sposób tworzy Okresowy Plan Konserwacji (aktualne zlecenia pracy) dla wybranego przedziału czasowego. Zlecenia pracy mogą być wyświetlane za pomocą kalendarza, rozwijania w dół (drill down), wg lokalizacji, wg typu urządzenia, specjalisty, itp.
Szczegółowe prognozy kosztów, niezbędnej siły roboczej oraz części zamiennych potrzebnych do prewencyjnego przeglądu urządzeń w rozbiciu na poszczególne części urządzenia, obiektu lub typu urządzenia, okresu czasu, itp.
Monitorowanie otwartych zleceń pracy w rozbiciu na urządzenie, technika, czas, opóźnione statusy, itp. Łatwa identyfikacja opóźnionych zleceń pracy.

Zlecenia przeglądu mogą być połączone w podzlecenia.

Wspieranie kompleksowych zasad harmonogramowania pracy. Na przykład, zadania są wykonywane co 2 miesiące, ale są pomijane kiedy pokrywają się z 6-miesięcznym przeglądem.
Zarządzanie Zleceniami Serwisowymi
Dla każdego przeglądu okresowego oprogramowanie automatycznie tworzy zlecenie serwisowe. Zlecenie zawiera wszystkie informacje potrzebne do wykonania pracy, takie jak: niezbędne materiały i części zapasowe, listy kontrolne i instrukcje bezpieczeństwa.

Zlecenia serwisowe mogą być wydrukowane i wręczone pracownikowi, który zajmuje się danym przeglądem. Mamy do dyspozycji kilka formatów: szczegółowy (jedno zlecenie na pojedynczej stronie A4), ogólny-streszczenie (wiele zleceń serwisowych na jednej stronie), wg technika, systemu lub grupy funkcjonalnej.

Każde zlecenie serwisowe jest identyfikowane poprzez unikalny numer i kod paskowy. Używając tanich czytników kodów, mamy możliwość zlokalizowania w prosty i szybki sposób konkretnego zlecenia w tabeli zleceń serwisowych.
Po skończonej pracy aktualne informacje dotyczące czasu trwania przeglądu, statusu urządzenia (przed i po), wykorzystanych roboczogodzin pracy, użytych materiałów i części zamiennych, itp. są wprowadzane do systemu. Wymaga to minimum czasu operatora.

W celu uproszczenia codziennej obsługi systemu iMaint/Eng, aplikacja posiada szereg funkcjonalności oszczędzających czas pracy użytkownika. Na przykład w celu grupowego zamknięcia zleceń serwisowych można wykorzystać dane z szablonu lub podobnych zleceń serwisowych. W każdej chwili można uzyskać informacje, które zlecenia serwisowe powinny być zrealizowane a które zlecenia są opóźnione, jak również jakie są aktualnie realizowane zlecenia serwisowe oraz jaki jest ich rezultat. Wszystkie opóźnione działania są zaznaczone na czerwono.

W rezultacie otrzymujemy precyzyjną, szacunkową ocenę kosztów pracy, niezbędnych materiałów, przypisanych techników, itp. dla każdego urządzenia, centrum kosztowego lub obiektu.
Zlecenia serwisowe
iMaint/eng pomaga efektywnie zarządzać pytaniami, problemami i prośbami klientów w stosunku do serwisu.
Planowanie i zarządzanie działaniami takimi jak rozmowy telefoniczne, spotkania, zadania do wykonania w otwartych zleceniach serwisowych
Łatwy dostęp do historii wszystkich interakcji z klientem dla każdego zlecenia serwisowego
Planowanie i zarządzanie pracą używając najlepszych dostępnych zasobów w celu dostarczenia wysokiej jakości usług serwisowych dla klientów firmy.
Posiadamy natychmiastowy dostęp do kosztów wszystkich działań serwisowych (robocizna, części zamienne, podwykonawcy, itp.)
Mamy pewność, ze żadne opłaty za wykonane usługi nie zostaną zapomniane. Łatwa identyfikacja prac, które nie zostały jeszcze zafakturowane
Najbardziej efektywne wykorzystanie pracowników technicznych serwisu
Projekty
iMaint/eng pomaga zarządzać wszystkimi uruchomionymi projektami w firmie (projekty wewnętrzne lub projekty realizowane dla klientów).
Moduł ten pozwala:
śledzić wszystkie zadania, problemy i działania przypisane do projektu
zarządzać dokumentami projektowymi (rysunki, specyfikacja klienta, itp.)
łatwo kontrolować pracochłonność, materiały, podwykonawców i inne koszty w celu utrzymania kosztów w zadanym budżecie
koordynować zespoły i prace, wykorzystując w najlepszy sposób posiadane zasoby ludzkie i inne
Mieć pewność, że żadne należności za wykonane usługi nie zostaną zapomniane.
Łatwo zidentyfikować prace jakie nie zostały jeszcze zafakturowane.
Analizy i raportowanie
Analizy usterek wg urządzeń lub obiektów, kategorii, grupy funkcjonalnej lub typu usterki. Identyfikacja przyczyn awarii.
Analizy kosztów konserwacji/napraw w odniesieniu do posiadanego budżetu jak i w oparciu o rzeczywiste dane o wykonanych pracach. Analizy mogą być tworzone dla specyficznego okresu czasu, wg urządzeń, typu wykonanych, itd.
Analizy szacowanych oraz aktualnych roboczogodzin wykonanych dla specyficznych zleceń serwisowych wg typu urządzeń, typu aktywności, kategorii lub grupy urządzeń, centrum kosztów.
Prognoza dla wymaganych części zapasowych wg typu urządzeń, typu aktywności itp.
Wszystkie narzędzia analityczne korzystają
z dynamicznych i wielowymiarowych analiz podobnych do kostki OLAP. Na przykład możemy zobaczyć koszt konserwacji:
miesięcznie dla wszystkich urządzeń i wszystkich zleceń serwisowych
miesięcznie i wg zleceń dla każdego urządzenia
wg zlecenia serwisowego dla specyficznego okresu czasu
miesięcznie i dla danego centrum kosztów
itd.

Zarządzanie zapasami części

iMaint/Eng w pełni wspiera zarządzanie zapasami materiałów i części zamiennych używanych w przeglądach i naprawach okresowych. Funkcjonalność zarządzania zapasami obsługuje wszystkie transakcje magazynowe, w tym także kalkulację średniej ceny zakupu (średnia ważona).

Różnorodne metody zarządzania magazynem: Jeden magazyn, wiele magazynów, brak zarządzania stanami magazynowymi dla wszystkich części (koszt części jest wtedy bezpośrednio wprowadzany na ekranie zlecenia serwisowego).

Dla każdej pozycji magazynowej można zdefiniować poziom ponawiania zamówień zakupu oraz poziom bezpieczeństwa. Części w ilości mniejszej niż poziom ponownego zamówienia lub poziom bezpieczeństwa są automatycznie identyfikowane.

Zarządzanie gospodarką zakupową: Zarządzanie Ofertami od dostawców jak również zamawianie materiałów i części zapasowych może być w pełni zautomatyzowane.

Baza Produktów

iMaint/eng gromadzi informacje o produktach (rodzina produktów, typ, grupa) jak również właściwościach produktów (kod, cena itp). Właściwości produktu mogą być powiązane ze sposobem jego użycia lub charakterystyki produktu (np. kolor, rozmiar, moc, technologia itp.)

Możemy przeszukiwać produkty bazując na przypisanych charakterystykach produktu, kategorii, kodzie itp. Elektroniczny Katalog Produktów może być wykorzystywany przez pracowników działów sprzedaży, kiedy wybierają produkty w module Szans Biznesowych lub może być udostępniany pracownikom i potencjalnym klientom poprzez portal WWW w Internecie. Takie podejście umożliwia wyszukiwanie przez klientów produktów/usług odpowiadających ich potrzebom i składanie zamówień drogą elektroniczną.